Documentação

Visão geral

A GL4DIA é um assistente de inteligência artificial feito para a administração pública. Cada servidor tem o próprio login e conversa com a IA para redigir, revisar e resumir textos de trabalho: ofícios, termos de referência, pareceres, portarias, comunicados.

• Vários modelos de IA (Claude Haiku 5.5, GPT-6 Luna, Gemini 3.8 Flash, Mistral Large 4), à escolha em cada pergunta.
• 15 agentes prontos para licitações, jurídico, gabinete, RH, contabilidade, atendimento e secretarias.
• Agentes do órgão, criados pelos próprios setores com seus modelos e regras.
• Anexos em PDF, Word e TXT, e exportação das respostas para Word.
• Histórico de conversas com busca, só visível para quem conversou.
• Administração: usuários, licenças com ativação gradual, painel de uso e registro de ações.
• Suporte por chamados, dentro da plataforma.

Tudo o que a IA escreve é rascunho. Revise, confira normas e números na fonte oficial e assine como sempre.

Primeiro acesso

1. O administrador do seu órgão cadastra você. Chega um e-mail Seu acesso à plataforma de IA.
2. Clique no link do e-mail (vale 7 dias) e crie sua senha: pelo menos 8 caracteres, com letras e números.
3. Entre com seu e-mail e a senha nova.
4. Leia o termo de uso e a política de privacidade, marque Li e concordo e clique em Concordo e quero começar. Isso só é pedido uma vez.

Esqueci a senha

1. Na tela de entrada, clique em Esqueci minha senha.
2. Informe o e-mail. Chega um link que vale 1 hora e só funciona uma vez.
3. Crie a senha nova. Por segurança, as sessões abertas em outros computadores são encerradas.

Depois de 8 tentativas com senha errada, a entrada daquele e-mail fica bloqueada por 15 minutos.

Conversar com a IA

1. Clique em + Nova conversa (no alto da barra da esquerda; no celular, toque em Menu, o botão redondo no meio da barra de baixo).
2. Escreva o pedido na caixa de baixo. Enter envia; Shift + Enter quebra a linha.
3. A resposta aparece enquanto é escrita. Para interromper, clique em Parar: o que já chegou fica salvo.
4. Continue na mesma conversa para ajustar: deixe mais formal, reduza para meia página, troque o destinatário. A IA lembra do que foi dito antes.
5. Embaixo de cada resposta: Copiar (texto para colar onde quiser) e Word (baixa só aquela resposta em .docx).

Modelos e cota diária

Escolha o modelo na lista ao lado do botão Enviar. O primeiro já vem selecionado e serve para quase tudo.

Como funciona a cota

• Cada pessoa tem 300 mil tokens por dia. Um token é um pedaço de palavra; uma página de texto tem uns 500 a 700 tokens.
• Contam a pergunta, os anexos, o histórico da conversa que vai junto e a resposta, do mesmo jeito em qualquer modelo.
• A cota renova à meia-noite (horário de Cuiabá). O medidor fica embaixo da caixa de texto.
• Quando acaba, o botão Enviar fica desativado até o dia seguinte. Excluir conversa não devolve cota.

Para economizar: comece conversa nova quando mudar de assunto (o histórico longo vai junto em cada pergunta) e anexe só o trecho do documento que interessa.

Agentes prontos

Agente é a IA já instruída para um tipo de tarefa: conhece as normas da área, o formato do documento e o que perguntar antes de escrever. Para usar: menu Agentes → clique no cartão → escreva o pedido (ou clique num dos exemplos). A conversa guarda o agente; ele aparece ao lado do título.

Criar agente do setor

Quando o setor tem modelo próprio de documento, assinatura padrão ou regra local, vale criar um agente.

1. Menu Agentes → + Criar agente.
2. Nome e Para que serve: aparecem no cartão.
3. Instruções para a IA: escreva como se orientasse um estagiário. Exemplo: Você redige ofícios da Secretaria de Obras. Sempre ponha o número do processo no assunto. Assine como Fulano, Secretário de Obras. Use este modelo: …
4. Exemplos de pedido (opcional): um por linha; viram botões de atalho.
5. Quem pode usar: Só eu, Meu setor (quem tem o mesmo setor no cadastro) ou Todo o órgão (só o administrador pode escolher esta).
6. Salve. Para mudar depois: cartão do agente → Editar. Quem criou e o administrador podem editar e excluir.

As regras gerais (não inventar norma, cuidado com dados pessoais, texto é rascunho) valem para todo agente, sem precisar repetir.

Anexar documentos

1. Clique em Anexar (ou arraste o arquivo para a caixa de texto).
2. Formatos: PDF, Word (.docx) e TXT, até 10 MB cada, até 3 por pergunta.
3. Escreva o que quer: resuma, liste os prazos, aponte o que falta neste termo de referência.

• A plataforma guarda só o texto lido do arquivo, junto da pergunta. O arquivo em si não fica armazenado.
• PDF digitalizado (foto do papel) não tem texto: a plataforma avisa. Use um PDF gerado no computador.
• Documento muito longo (mais de umas 50 páginas) vai cortado, com aviso.
• Arquivo .doc antigo: abra no Word e salve como .docx.

Histórico e exportação

• A barra da esquerda lista as conversas recentes por data (Hoje, Ontem, Últimos 7 dias, Mais antigas). No celular, use Histórico na barra de baixo.
• Buscar no histórico procura no título e no texto das conversas.
• No alto da conversa: clique no título para renomear; Baixar Word baixa a conversa inteira; Excluir apaga de vez.
• Cada resposta tem o botão Word, que baixa só aquela resposta, pronta para virar documento.

Meu perfil e meus dados

• Menu Meu perfil: seus dados de cadastro, seu uso do dia e do mês, e a troca de senha (pede a senha atual).
• Baixar meus dados: arquivo com seu cadastro, conversas, anexos e uso (direito de portabilidade da LGPD).
• Nome, e-mail e setor são mudados pelo administrador do órgão.

Administração: usuários e licenças

Grupo Administração do menu (aparece só para o perfil Administrador; no celular, dentro do botão Menu).

Os quatro números das licenças

• Contratadas: o total do contrato.
• Liberadas: quantas o gestor do contrato autorizou até agora (ativação gradual).
• Ativas: usuários com acesso ligado. É o que entra na fatura do mês.
• Livres: liberadas menos ativas; quantas pessoas ainda podem ser incluídas.

Incluir uma pessoa

1. Em Novo usuário, preencha nome, e-mail funcional, setor e perfil (Usuário ou Administrador).
2. Clique em Criar e enviar convite. A pessoa recebe o e-mail para criar a senha.
3. Se o e-mail não chegar, use Reenviar convite na linha da pessoa.

Ativar, desativar e liberar licenças

• Desativar corta o acesso na hora (inclusive quem está com a tela aberta) e libera a licença. As conversas da pessoa ficam guardadas.
• Ativar devolve o acesso, se houver licença livre.
• Para ativar mais gente, aumente Licenças liberadas (até o total contratado). Não dá para baixar abaixo do número de ativas.
• tornar admin / tornar usuário muda o perfil. Ninguém muda o próprio perfil nem desativa a si mesmo.

Administração: licenças do mês

Menu Licenças do mês: a base da nota fiscal mensal, porque o pagamento é proporcional às licenças ativadas no período.

• Escolha o mês com as setas. O resumo mostra a média de licenças ativas, o máximo num dia, as licenças-dia e, se o preço por licença estiver cadastrado, o valor proporcional do mês.
• Regra: a licença conta no dia em que esteve ativa em algum momento (horário de Cuiabá). Média = licenças-dia ÷ dias do mês; valor = média × preço por licença/mês.
• O gráfico e a tabela mostram dia a dia; a lista Por pessoa mostra quantos dias cada servidor teve licença ativa.
• Baixar planilha (CSV): os mesmos números, para anexar à nota fiscal ou ao relatório do fiscal do contrato.

Administração: painel de uso

• Aba Uso da IA: perguntas respondidas, tokens usados, pessoas que usaram e licenças ativas.
• Escolha o período: hoje, últimos 7 dias, este mês ou mês passado.
• Gráfico por dia e tabelas por pessoa (com o percentual da cota de hoje), por modelo e por agente.
• Baixar planilha (CSV): abre no Excel, útil para o relatório do fiscal do contrato.

O painel mostra quantidade, nunca o conteúdo. Nem o administrador lê as conversas dos servidores.

Administração: registro de ações

Aba Registro de ações: quem fez o quê e quando. Registra entradas (com IP), saídas, criação e edição de usuários, ativação de licenças, aceite do termo, troca de senha, criação de agentes, exclusão de conversas, download de dados e chamados. O conteúdo das conversas não entra no registro.

Administração: logo e endereço do órgão

1. Menu Administração → Logo e endereço.
2. Em Logo do órgão, escolha o arquivo (PNG, JPG ou WebP, até 500 KB; de preferência na horizontal e com fundo transparente) e clique em Enviar logo.
3. O logo passa a aparecer no topo da plataforma e na tela de entrada do órgão.
4. Em Endereço de entrada do órgão aparece o link próprio (por exemplo, /entrar/nome-do-orgao). Divulgue esse link aos servidores: a tela de entrada mostra o logo e o nome do órgão.

O endereço próprio é criado pela equipe GL4D no cadastro do órgão. Se ainda não houver, peça por chamado.

Administração: dados do órgão

Em Usuários e licenças, no fim da página, Baixar dados do órgão gera uma cópia em formato aberto (JSON) com o cadastro, os usuários, o histórico de licenças, os agentes, o uso da IA, o registro de ações e os chamados. Serve para guardar uma cópia e para a transição ao fim do contrato.

O conteúdo das conversas não vem nessa cópia, porque o administrador não lê as conversas dos servidores. Cada servidor baixa as próprias em Meu perfil; a cópia integral, com as conversas, é entregue pela GL4D ao órgão ao fim do contrato, mediante solicitação formal.

Suporte e chamados

1. Menu Suporte → + Abrir chamado.
2. Escolha o tipo (Dúvida de uso, Algo não funciona, Acesso e senha, Sugestão), escreva o assunto e conte o que aconteceu.
3. A equipe GL4D responde no próprio chamado e você recebe aviso por e-mail.
4. Resolvido? Clique em Marcar como resolvido. Se o problema voltar, responda no mesmo chamado: ele reabre.

O administrador do órgão vê todos os chamados do órgão. Não coloque senha nem dado pessoal de terceiros no chamado.

Prazo de resposta

A equipe GL4D responde até as 18h (horário de Cuiabá) do dia útil seguinte à abertura do chamado. O prazo aparece no próprio chamado e na lista de chamados.

Avisos do sistema

Manutenções programadas e instabilidades são avisadas numa faixa amarela no topo da plataforma e na tela de entrada, até o horário indicado.

Segurança e privacidade

• Login individual; senha guardada com criptografia; conexão sempre por HTTPS; sessão expira em 12 horas.
• Cada servidor vê só as próprias conversas.
• A IA é acessada só por provedores que não guardam os pedidos nem treinam modelos com eles.
• Cópia de segurança diária do banco de dados; disponibilidade monitorada continuamente.
• Sem anúncios. Os dados não são vendidos nem usados para outra finalidade.

Texto completo: Termo de uso e política de privacidade.

Evite colocar na conversa dados pessoais sensíveis (saúde, dados de crianças, religião, biometria) e informação sigilosa. Prefira anonimizar: o servidor A, a empresa X.

Como pedir bem

• Diga o tipo de documento e o destinatário: ofício da Secretaria de Educação ao Secretário de Obras.
• Dê os fatos: datas, números, nomes de unidades, o que já foi feito.
• Diga o tamanho e o tom: meia página, formal; linguagem simples, para o cidadão.
• Cole o modelo que o setor usa, se houver, e peça para seguir.
• Peça em etapas: primeiro a estrutura, depois cada parte.
• Confira sempre artigos de lei, valores e prazos. A IA indica o artigo, mas quem confirma é você.

Perguntas frequentes

A IA pode errar?

Pode. Ela é orientada a não inventar normas e a avisar quando não sabe, mas o texto é sempre rascunho a revisar.

O administrador lê minhas conversas?

Não. Ele vê só quantidade de uso e o registro de ações.

Excluí uma conversa por engano. Dá para recuperar?

Não pela tela. Abra um chamado o quanto antes: dependendo do caso, a equipe consegue recuperar da cópia de segurança.

A cota acabou e preciso terminar um documento.

A cota renova à meia-noite. Para o dia seguinte, comece conversa nova a cada assunto e anexe só o necessário.

Meu PDF não foi lido.

Provavelmente é digitalizado (imagem). Peça a versão gerada no computador ou copie o texto para a caixa.

Posso usar no celular?

Sim, pelo navegador. No celular, o histórico e os agentes ficam no botão Menu.

Onde vejo a disponibilidade?

A plataforma é monitorada continuamente. Se algo parecer fora do ar, abra chamado ou avise o administrador.